Regulamin Organizacyjny

Załącznik do Zarządzenia Nr 26/2023

Burmistrza Miasta Lubań

z dnia 06 lutego 2023r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Ośrodka Wsparcia Dziennego w Lubaniu

Rozdział I – Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin organizacyjny Ośrodka Wsparcia Dziennego w Lubaniu zwany dalej „Regulaminem”, określa:

1. Organizację Ośrodka Wsparcia Dziennego w Lubaniu zwanego dalej "Ośrodkiem", który realizuje zadania  Placówki Wsparcia Dziennego i Działu Inicjatyw Lokalnych.
2. Zasady i zakres działania Ośrodka.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Dyrektorze, należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Wsparcia Dziennego w Lubaniu.
2. Pracownikach, należy przez to rozumieć Pracowników Ośrodka Wsparcia Dziennego Lubaniu 
3. Burmistrzu Miasta, należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Lubań.

§ 3

1. Ośrodek jest jednostką budżetową Gminy Miejskiej Lubań.
2. Ośrodek jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Ośrodka jest budynek przy ul. Mickiewicza 7 w Lubaniu.

§ 4

 Godziny pracy Ośrodka:

1. Biuro Ośrodka czynne jest w dniach roboczych od poniedziałku do piątku od godziny 08:00 do godziny 16:00.
2. Placówka Wsparcia Dziennego czynna jest w dni robocze w okresie od 01 września do 30 czerwca w godzinach od 09:00 do 16:30. W okresie wakacji i ferii od 08:00 do 16:00. 
3. Dział Inicjatyw Lokalnych czynny jest w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 08:00 do godziny 16:00.
4. Godziny pracy mogą ulegać zmianie w związku z organizacją przedsięwzięć wynikających z działalności Ośrodka.

Rozdział II – Organizacja Ośrodka

§5

Ośrodek funkcjonuje na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału czynności i uprawnień dla poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.

§ 6

1.Pracą Ośrodka kieruje Dyrektor, który jest odpowiedzialny za całokształt pracy kierowanej przez niego jednostki, w tym za gospodarkę finansową Ośrodka.

2.Dyrektor podlega służbowo Burmistrzowi Miasta Lubań, który wykonuje w stosunku do Dyrektora czynności z zakresu prawa pracy.

3.Do wyłącznej kompetencji Dyrektora należy w szczególności:

a)      kierowanie i realizacja zadań Ośrodka określonych w statucie w oparciu o obowiązujące przepisy,

b)      reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz,

c)      programowanie i planowanie pracy Ośrodka, w tym sporządzanie projektów planów finansowych,

d)      kierowanie bieżącymi sprawami, składanie oświadczeń woli w imieniu Ośrodka zgodnie z pełnomocnictwem udzielonym przez Burmistrza Miasta Lubań,

e)      wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Ośrodka,

f)       ustalenie indywidualnych zakresów czynności pracownikom,

g)      kształtowanie polityki kadrowej, szkoleniowej, płacowej, finansowej w oparciu o obowiązujące przepisy,

h)      zapewnienie dostępu do informacji publicznej w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,

i)       racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi Ośrodka zgodnie z przyjętym planem finansowym,

j)       sprawowanie systematycznego nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników zasad postępowania i załatwiania spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami,

k)      prawidłowe gospodarowanie i zabezpieczenie mienia Ośrodka,

l)       nadzór nad przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie działania Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami,

m)   wprowadzenie i wykonywanie systemu kontroli zarządczej,

n)      wydawanie aktów wewnętrznych w formie zarządzeń, regulaminów, instrukcji, wytycznych i komunikatów.

4.W czasie nieobecności w pracy Dyrektora spowodowanej urlopem wypoczynkowym, urlopem okolicznościowym, delegacją służbową oraz inną usprawiedliwioną nieobecnością zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Miasta Lubań.

5.Dyrektor przyjmuje skargi i wnioski klientów oraz pracowników od poniedziałku do piątku w godzinach pracy biura Ośrodka.

§ 7

 Strukturę organizacyjną Ośrodka stanowią:

1.Dyrektor.

2.Zespół ds. Placówki Wsparcia Dziennego.

3.Zespół ds. administracyjnych i obsługi.

a) Zespół dzieli się na stanowiska pracy.

b) Strukturę organizacyjną Ośrodka określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział III – Zasady i zakres działania Ośrodka

§ 8

Ośrodek działa według następujących zasad:

1. Legalizmu.
2. Służebności wobec społeczności lokalnej.
3. Racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym.
4. Planowania pracy.
5. Podziału zadań i wzajemnego współdziałania.

§9

Pracownicy Ośrodka w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Ośrodka działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 10

1. Gospodarowanie mieniem Ośrodka odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy, zlecenia usług oraz inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Ośrodku, wprowadzonymi zarządzeniami Dyrektora.

§ 11

1. Dyrektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ośrodku.
2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
3. Dla zapewnienia realizacji celów kontroli zarządczej w Ośrodku tworzy się system kontroli zarządczej.
4. Realizację systemu kontroli zarządczej powierza się Dyrektorowi.
5. Na system kontroli zarządczej w Ośrodku składają się w szczególności mechanizmy kontroli zgodności działalności z przepisami prawa oraz efektywności i skuteczności realizacji zadań realizowanych przez Ośrodek, mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych, mechanizmy samooceny systemu kontroli zarządczej, zasady zarządzania ryzykiem.
6. Źródłem do uzyskania zapewnienia wiedzy o stanie kontroli zarządczej są wyniki monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz wyniki przeprowadzonych kontroli.

§ 12

1. Pracownicy realizują zadania wynikające z Regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej Ośrodka.
2. Pracownicy są zobowiązani do współdziałania w szczególności wymiany informacji i wzajemnej konsultacji oraz realizacji zadań wymagających współpracy.

§ 13

1. Sprawy finansowo-księgowe Ośrodka prowadzi Centrum Usług Wspólnych (CUW) Gminy Miejskiej Lubań.
2. Zakres obsługi Ośrodka przez CUW określa porozumienie zawarte między tymi jednostkami.

§ 14

Do wspólnych zadań pracowników Ośrodka należy:

1. Przestrzeganie prawa i aktów wewnątrzzakładowych.
2. Wzajemna współpraca, w tym w szczególności współdziałanie z głównym księgowym CUW przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu planu finansowego Ośrodka oraz planowaniu wydatkowania środków na działalność Ośrodka.
3. Pogłębianie wiedzy i doskonalenie się w wykonywaniu zadań.
4. Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony i zabezpieczenia posiadanego mienia oraz informacji niejawnych.
5. Ochrona danych osobowych.
6. Udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach oraz kompetentna i sprawna obsługa interesantów.
7. Przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz w tym bieżących informacji w zakresie realizacji zadań.
8. Usprawniania własnej organizacji, metod i form pracy.
9. Realizacja działań w zakresie podejmowania i umacniania inicjatyw społecznych i kulturalnych, promocji i pobudzania aktywności społecznej.
10. Realizacja zadań związanych z kontrolą zarządczą, w tym identyfikacja czynników ryzyka na zajmowanym stanowisku pracy.
11. Wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Dyrektora.
12. Sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, ochrona informacji niejawnych, przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz p.poż, przestrzeganie czasu pracy ustalonego w Ośrodku.

Rozdział IV – Zasady i zakres działania Placówki Wsparcia Dziennego

§ 15

1.Obszarem działania Placówki Wsparcia Dziennego jest Gmina Miejska Lubań.

2.Placówka przeznaczona jest dla dzieci z terenu Gminy Miejskiej Lubań.

3.Placówka działa w cyklu całorocznym.

4.Pobyt dziecka w Placówce Wsparcia Dziennego jest:

a)      nieodpłatny,

b)      dobrowolny na pisemny wniosek rodzica,

c)      na wniosek sądu powszechnego.

5.Placówka Wsparcia Dziennego prowadzona jest w dwóch formach:

a)      opiekuńczej- świetlica,

b)      specjalistycznej.

6.Do zadań formy opiekuńczej- świetlicy należy w szczególności:

a)      opieka i wychowanie,

b)      pomoc w nauce,

c)      organizacja czasu wolnego, zabawa i zajęcia sportowe oraz rozwój zainteresowań.

7.Do zadań formy specjalistycznej należy w szczególności: 

a)      organizacja zajęć terapeutycznych socjoterapeutycznych, korekcyjnych, logopedycznych, kompensacyjnych,

b)      realizacja indywidualnych programów korekcyjnych, psychokorekcyjnych lub psychoprofilaktycznych w szczególności terapia pedagogiczna, psychologiczna i socjoterapia.

8.Dzieci uczestniczą w zajęciach formy specjalistycznej na wniosek rodzica lub na podstawie zaświadczenia, opinii z Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej.

9.Placówka Wsparcia Dziennego zapewnia także zagospodarowanie czasu wolnego w okresie wolnym od nauki szkolnej (np. ferie, wakacje, dni wolne od zajęć szkolnych).

10.W Placówce Wsparcia Dziennego prowadzone jest także poradnictwo rodzinne poprzez:

a)      warsztaty,

b)      treningi,

c)      wykłady,

d)      indywidualne konsultacje.

§ 16

Dokumentację Placówki Wsparcia Dziennego stanowi:

1.W formie opiekuńczej-świetlicy:

a)      dziennik zajęć, który powinien zawierać listę obecności uczestników, temat i opis prowadzonych zajęć,

b)      roczny plan pracy,

c)      miesięczny plan pracy,

d)      zeszyt obserwacji do notowania niepokojących spostrzeżeń u dzieci

e)      kartę zgłoszeniową uczestnika, zawierającą zgoda rodzica /opiekuna prawnego na udział w zajęciach prowadzonych w Placówce Wsparcia Dziennego,

2.W formie specjalistycznej:

a)      dziennik zajęć specjalistycznych, który powinien zawierać listę obecności uczestników, temat i opis prowadzonych zajęć,

b)      indywidualne programy korekcyjne, programy psychokorekcyjne lub psychoprofilaktyczne,

c)      arkusz obserwacji dziecka.

3.Dokumentacja prowadzona jest przez wychowawców i specjalistów z przestrzeganiem zasad poufności i dyskrecji.

4.Ośrodek na pisemny wniosek rodzica, sądu powszechnego, Ośrodka Pomocy Społecznej lub innej instytucji działającej na rzecz dobra dziecka może udostępnić informacje na temat dziecka.

§ 17

1.W Placówce Wsparcia Dziennego zajęcia prowadzą: zespół placówki wsparcia dziennego

a)      starszy wychowawca- koordynator,

b)      wychowawcy,

c)      specjaliści z zakresu socjoterapii, terapii pedagogicznej i psychologii lub innych specjalizacji.

2.Do zadań starszego wychowawcy- koordynatora w szczególności należy:

a)      dbałość za prawidłowe i bieżące prowadzenie dokumentacji,

b)      zatwierdzanie planów pracy oraz sprawozdań,

c)      koordynowanie spotkań, uroczystości, wyjść i wyjazdów.

3.Do zadań wychowawców w tym starszego wychowawcy - koordynatora w szczególności należy:

a)      organizacja i prowadzenie zajęć grupowych i indywidualnych,

b)      ponoszenie odpowiedzialności za bezpieczeństwo dzieci pozostających w placówce,

c)      prowadzenie dokumentacji tj. opracowywanie planów pracy i sprawozdań z wykonania zadań, opracowywanie rocznego i miesięcznego planu pracy,

d)      organizowanie uroczystości, wyjść i wyjazdów,

e)      dokumentowanie przebiegu pracy poprzez: dokonywanie systematycznych wpisów w dzienniku zajęć, 

f)       prowadzenie zeszytu obserwacji do notowania niepokojących spostrzeżeń u dzieci,

g)      współpraca ze szkołą- wychowawcami, pedagogiem szkolnym, psychologiem, kuratorem rodzinnym, pracownikami socjalnymi, asystentami rodziny oraz z rodzicami dziecka,

h)      dbanie, we współpracy z wychowankami, o estetykę pomieszczeń,

i)       tworzenie atmosfery sprzyjającej poczuciu bezpieczeństwa, akceptacji i życzliwego zainteresowania połączonego z gotowością pomocy.

4.Do zadań specjalistów z zakresu socjoterapii, terapii pedagogicznej, psychologii w szczególności należy:

a)      zdiagnozowanie potrzeb dziecka i opracowanie indywidualnych programów korekcyjnych, psychokorekcyjnych lub psychoprofilaktyczny,

b)      prowadzenie dokumentacji wymienionej § 16 ust.2 Regulaminu.

c)      wspieranie rodziców i wychowawców w rozwiązywaniu problemów dzieci.

5.Szczegółowe zadania pracowników Ośrodka określają indywidualne zakresy czynności.

Rozdział V – Zasady i zakres działania Działu Inicjatyw Lokalnych

§ 18

1.Dział Inicjatyw Lokalnych prowadzony jest w formach:

a)      otwartych działań społeczno- kulturalnych dla rodzin zamieszkujących Gminę Miejską Lubań,

b)      współpracy międzypokoleniowej dzieci i seniorów.

2.Do zadań Działu Inicjatyw Lokalnych należy:

a)      integracja środowiska lokalnego w działaniach na rzecz dziecka, rodziny i osób starszych,

b)      wspieranie aktywności społecznej i kulturalnej,

c)      podejmowanie inicjatyw społecznych i współpraca z instytucjami,

d)      promocja działań społeczno-kulturalnych.

3.Dokumentację Działu Inicjatyw Lokalnych stanowi:

a)      roczny kalendarz wydarzeń i uroczystości,

b)      listy obecności uczestników na zajęciach.

4.Za prawidłową organizację pracy Działu Inicjatyw Lokalnych odpowiedzialni są pracownicy Ośrodka.

Rozdział VI –Zadania i obowiązki pracowników Ośrodka 

§ 19

Do wspólnych zadań wszystkich pracowników Ośrodka należy:

1)      Przestrzeganie prawa i aktów wewnątrzzakładowych.

2)      Wzajemna współpraca, w tym w szczególności współdziałanie z Dyrektorem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu planu finansowego Ośrodka oraz planowaniu wydatkowania środków na działalność Ośrodka.

3)      Pogłębianie wiedzy i doskonalenie się w wykonywaniu zadań.

4)      Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony i zabezpieczenia posiadanego mienia oraz informacji niejawnych.

5)      Ochrona danych osobowych.

6)      Udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach oraz kompetentna i sprawna obsługa interesantów.

7)      Przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz zakresie i bieżących informacji zakresie realizacji zadań.

8)      Dokonywanie zakupów na potrzeby Ośrodka zgodnie z wprowadzonym Regulaminem udzielania zamówień publicznych.

9)      Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

1. przyjmowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji,
2. przechowywanie akt,
3. prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
4. przekazywanie akt do archiwów, składnicy akt,
5. stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt.

10)  Usprawniania własnej organizacji, metod w zakresie form pracy.

11)  Wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Dyrektora.

12)  Sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz p.poż, przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie.

§ 20

Do zadań administratora, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należą:

1)      Prowadzenie spraw osobowych.

2)      Prowadzenie magazynu i gospodarowanie środkami trwałymi, i ruchomymi Ośrodka oraz zabezpieczenie jego mienia.

3)      Obsługa sekretariatu.

4)      Prowadzenie archiwum zakładowego.

5)      Prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

6)      Obsługa poczty elektronicznej i Internetu.

7)      Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

8)      Przyjmowanie korespondencji.

9)      Prowadzenie wewnętrznego obiegu akt.

10)  Stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt.

11)  Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji finansowo- księgowej i kadrowej do CUW.

12)  Nadzór nad przestrzeganiem w Ośrodku ustawy o ochronie danych osobowych.

13)  Koordynowanie i nadzór pracowników obsługi w zakresie działań związanych z utrzymaniem czystości w budynku i wokół niego.

Do zadań obsługi, która podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należą:

1)      Przeprowadzanie konserwacji i drobnych napraw sprzętu i wszystkich urządzeń zainstalowanych w budynku Ośrodka Wsparcia Dziennego.

2)      Sprzątanie i utrzymywanie w czystości w Ośrodku oraz chodników przylegających do zabudowań oraz terenów zielonych tj. zamiatanie, koszenie traw, zbieranie owoców, wyrywanie chwastów oraz w okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie piaskiem.

3)      Dokonywanie przeglądów sprzętu w ogrodzie oraz ich naprawianie.

4)      Malowanie sprzętów ogrodowych, ogrodzenia posesji oraz pomieszczeń budynku,

5)      Wykonywanie innych drobnych remontów i napraw wadliwego sprzętu, pomoc w ustawianiu i przenoszeniu mebli, naprawa zamków, zawiasów, okien, drzwi, kranów i odpływów itp.

6)      Dbanie o drożność wewnętrznej kanalizacji sanitarnej w budynku.

7)      Dbanie o poręczny warsztat pracy, wnioskowanie o doposażanie warsztatu.

8)      Znajomość instrukcji obsługi maszyn na stanowisku pracy oraz ich odpowiednia konserwacja.

9)      Współpraca z innymi pracownikami i udzielanie im w miarę możliwości fachowej pomocy.

10)  Uzgadnianie z przełożonym każdorazowego wyjścia w czasie pracy z wpisem do zeszytu wyjść.

11)  Prowadzenie książki przeglądu stanu technicznego placu zabaw.

12)  Wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonych wynikających z organizacji pracy w placówce.

§ 21

Zadania koordynatora, starszego wychowawcy, wychowawcy, młodszego wychowawcy, oraz specjalistów, którzy podlegają bezpośrednio dyrektorowi reguluje §17 ust. 2-4 Regulaminu.

Rozdział VII - Zasady podpisywania pism

§ 22

1. Do podpisywania pism oraz składania oświadczeń woli w imieniu Ośrodka uprawniony jest Dyrektor w granicach udzielonego upoważnienia przez Burmistrza Miasta Lubań.
2. Pełnomocnictwo, o którym mowa w § 6 ust. 4, winno być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Do składania oświadczeń woli w sprawach wywołujących skutki finansowe wymagane jest współdziałanie Dyrektora z Głównym Księgowym CUW.

§ 23

Pracownicy przygotowujący projekty pism i projekty innych dokumentów parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu z lewej strony.

Rozdział VIII - Postanowienia końcowe

§ 24

Zmiany postanowień niniejszego Regulaminu mogą być dokonywane za zgodą i po zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta Lubań.

§ 25

 Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.