Regulamin Organizacyjny Łużyckiego Centrum Rozwoju

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 242/2011
Burmistrza Miasta Lubań z dnia 30.12.2011r
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ŁUŻYCKIEGO CENTRUM ROZWOJU W LUBANIU

Rozdział I – Postanowienia ogólne

§1

Regulamin organizacyjny Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu zwany dalej Regulaminem, określa:

1. Zakres działania i zadania Łużyckiego Centrum Rozwoju zwanego dalej Centrum,
2. Organizację Centrum,
3. Zasady i zakres działania komórek organizacyjnych w Centrum.

§2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Dyrektorze, należy przez to rozumieć Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju,
2. Pracownikach, należy przez to rozumieć Pracowników Łużyckiego Centrum Rozwoju,
3. Głównym Księgowym, należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Łużyckiego Centrum Rozwoju,
4. Informacji Turystycznej, należy rozumieć Informację turystyczną, gospodarczą dotyczącą miasta i regionu oraz informacją zawodową.
5. Burmistrzu Miasta, należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Lubań.

§3

1. Centrum jest jednostką budżetową Gminy Miejskiej Lubań działającą na podstawie:
a) uchwały Nr XL/299/2005 Rady Miasta Lubań z dnia 29 listopada 2005 roku w sprawie utworzenia i nadania statutu Łużyckiemu Centrum Rozwoju z późniejszymi zmianami,
b) ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
2. Terenem działania Centrum jest miasto Lubań.
3. Centrum jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
4. Główną siedzibą Centrum jest budynek przy ul. Rynek-Sukiennice 38.
5. Poza główną siedzibą znajdują się:
a) nieruchomości zarządzane przez Centrum przy ul. Armii Krajowej 30, z przeznaczeniem na najem i dzierżawę,
b) lokale użytkowe w budynku przy ul. Brackiej 12 z przeznaczeniem na prowadzenie Informacji Turystycznej i Gospodarczej miasta oraz Informacji Zawodowej, a także Lubańskiego Centrum Historycznego.

§ 4

1. Godziny pracy Centrum i przyjęć interesantów:
a) biuro Centrum czynne jest w dniach roboczych w godzinach od 7:30 do 16:00,
b) Informacja Turystyczna jest czynna w dniach roboczych w godzinach: 7:30 do 15:30, a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi i na potrzeby działalności Centrum,
c) Galeria Łużycka jest czynna od poniedziałku do piątku od 8:00 do 20:00, w soboty od 10:00 do 18:00, a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi i na potrzeby działalności Centrum,
d) Lubańskie Centrum Historyczne czynne jest w dniach roboczych w godzinach od 7:30 do 15:30, a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi i na potrzeby działalności Centrum.
e) Obsługa turystyczna Wieży Brackiej odbywa się od poniedziałku do piątku o godz. 11:00, 13:00 i 15:00, w soboty i niedziele w godz. 10:00 – 14:00. Wejścia odbywają się co 30 minut. Dokładne zasady zwiedzania określa regulamin zwiedzania Wieży Brackiej wprowadzony Zarządzeniem Burmistrza Miasta Lubań.
2. Nieruchomości przy ul. Armii Krajowej 30 otwierane są i zamykane przez najemców w godzinach związanych z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej w wynajmowanych lokalach i nieruchomościach. Godziny otwarcia budynku głównego przy ul. Armii Krajowej 30 dostosowane są do rodzaju i godzin prowadzenia działalności przez najemców tj. od godziny 6:00 do godziny 21:15, w soboty od godziny 7:45 do 16:15, a także w dni świąteczne w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi.
3. Obiekty Łużyckiego Centrum Rozwoju otwierane i zamykane są przez służbę ochrony mienia i osób posiadającą wymagane koncesje.
4. Otwieranie i zamykanie nieruchomości, lokali i biur Łużyckiego Centrum Rozwoju reguluje odrębna instrukcja.
5. Toalety publiczne dostępne są od poniedziałku do soboty w godzinach od 10:00 do 18:00.
6. Pracownicy poza normalnymi godzinami pracy mogą pozostawać w gotowości do wykonywania pracy (dyżur). Dyżury planowane są i odnotowywane w rejestrze dyżurów pracowników.
7. Czas dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy.
8. Za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w przypadku braku możliwości udzielenia czasu wolnego - wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.
9. Pracownicy poza normalnymi godzinami pracy mogą pozostawać w pracy w zależności od organizowania, współorganizowania lub świadczonych usług w godzinach i dniach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi i potrzebami działalności Centrum.
10. Godziny pracy opisane w pkt. 9 wlicza się do czasu pracy pracowników.

Rozdział II – Organizacja Centrum

§ 5

Centrum funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i uprawnień na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.

§ 6

1. Dyrektor zarządza majątkiem i planuje pracę Centrum, w szczególności do zakresu jego działania i kompetencji należy:
a) odpowiedzialność materialna za składniki majątkowe Centrum i ich zabezpieczenie.
b) odpowiedzialność za sprawy organizacyjne i gospodarkę finansową Centrum
c) kierowanie bieżącymi sprawami Centrum i reprezentowanie go na zewnątrz
d) pełnienie funkcji i obowiązków pracodawcy w stosunku do pracowników Centrum
e) sporządzanie i wykonywanie planu finansowego Centrum
f) gospodarowanie mieniem Centrum
2. Dyrektor ustala w drodze zarządzenia wysokość opłat za usługi świadczone odpłatnie oraz cenę lub narzut za artykuły sprzedawane w Centrum po wcześniejszej akceptacji przez Burmistrza Miasta.
3. W przypadku nieobecności Dyrektora jego obowiązki wykonuje pracownik kierujący pracą zespołu zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej, a w przypadku jego nieobecności pracownik wyznaczony przez Dyrektora.

§ 7

1. Strukturę organizacyjną Centrum stanowią:
a. dyrektor
b. główna Księgowa,
c. zespół ds. zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej,
d. zespół ds. informacji, promocji i szkoleń.
2. Nadzór nad pracą zespołów sprawuje Dyrektor, a na czas jego nieobecności pracownik wyznaczony przez Dyrektora.
3. Pracą zespołów kierują pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora do kierowania zespołami.
4. Zespoły dzielą się na stanowiska pracy.
5. Strukturę organizacyjną Centrum określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział III – Zasady i zakres działania komórek organizacyjnych w Centrum

§ 8

Centrum działa według następujących zasad:
1. legalizmu,
2. służebności wobec społeczności lokalnej,
3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4. jednoosobowego kierownictwa,
5. planowania pracy,
6. kontroli zarządczej,
7. podziału zadań pomiędzy działy Centrum oraz wzajemnego współdziałania.

§ 9

Pracownicy Centrum w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Centrum działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 10

1. Gospodarowanie mieniem Centrum odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy, zlecenia usług oraz inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Centrum, wprowadzonymi zarządzeniami Dyrektora.

§ 11

Zasady podpisywania pism przez Dyrektora, Głównego Księgowego oraz wyznaczonych pracowników przez Dyrektora określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 12

Centrum działa zgodnie z rocznym planem pracy.

§ 13

Zasady naboru na wolne stanowiska pracy w Centrum, zasady odbywania służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego tę służbę a także zasady przeprowadzenia ocen okresowych pracowników określają odrębne zarządzenia Dyrektora Centrum.

§ 14

1. Dyrektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Centrum.
2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
3. Dla zapewnienia realizacji celów kontroli zarządczej w Centrum tworzy się system kontroli zarządczej.
4. Realizację kontroli zarządczej powierza się Dyrektorowi oraz pracownikom wyznaczonym do kierowania pracą zespołów.
5. Na system kontroli zarządczej w Centrum składają się m.in. mechanizmy kontroli zgodności działalności z przepisami prawa oraz efektywności i skuteczności realizacji zadań realizowanych przez Centrum, mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych, mechanizmy samooceny systemu kontroli zarządczej, zasady zarządzania ryzykiem.
6. Źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz wyniki przeprowadzonych kontroli.

§ 15

1. Pracownicy realizują zadania wynikające z Regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej zespołu.
2. Pracownicy są zobowiązani do współdziałania w szczególności wymiany informacji i wzajemnej konsultacji oraz realizacji zadań wymagających współpracy.

§ 16

1. W kierowaniu pracą Centrum Dyrektorowi pomagają pracownicy wyznaczeni do kierowania pracą zespołów.
2. Pracownicy wyznaczeni do kierowania pracą zespołów są odpowiedzialni za merytoryczne prowadzenie wszystkich spraw z zakresu zadań zespołów.
3. Do zakresu kompetencji pracownika wyznaczonego do kierowania pracą zespołu zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej należy w szczególności:
a) kierowanie i nadzór nad pracownikami i pracą zespołu zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej,
b) pełnienie obowiązków Dyrektora podczas jego nieobecności,
c) kierowanie pracą zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulaminami wewnątrzzakładowymi,
d) zapewnienie należytej organizacji pracy oraz odpowiada za realizację zadań powierzanych przez Dyrektora,
e) zarządzanie ryzykiem w zakresie zadań zespołu oraz realizacja kontroli zarządczej i koordynacja zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem,
f) planowanie pracy pracowników, przydzielanie zadań i stałe doskonalenie metody oraz formy pracy,
g) podejmowanie inicjatyw, co do wykonywania zadań zespołu,
h) badanie efektywności pracy podległych pracowników,
i) jest bezpośrednim przełożonym i sprawuje nadzór nad podległymi pracownikami,
j) udzielanie pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalnoprawnym w zakresie zadań realizowanych,
k) niezwłocznie informowanie podległych pracowników o wszelkich zmianach w przepisach prawa i aktach wewnątrzzakładowych dotyczących zadań działu i funkcjonowania Centrum,
l) kontrolowanie realizacji zadań zespołu.

4. Do zakresu kompetencji pracownika wyznaczonego do kierowania pracą zespołu informacji, promocji i szkoleń należy w szczególności:
a) kierowanie i nadzór nad pracownikami i pracą zespołu informacji, promocji i szkoleń,
b) kierowanie pracą zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulaminami wewnątrzzakładowymi,
c) zapewnienie należytej organizacji pracy oraz odpowiada za realizację zadań powierzanych przez Dyrektora,
d) zarządzanie ryzykiem w zakresie zadań zespołu oraz realizacja kontroli zarządczej i koordynacja zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem,
e) planowanie pracy pracowników, przydzielanie zadań i stałe doskonalenie metody oraz formy pracy,
f) podejmowanie inicjatyw, co do wykonywania zadań zespołu,
g) badanie efektywności pracy podległych pracowników,
h) jest bezpośrednim przełożonym i sprawuje nadzór nad podległymi pracownikami,
i) udzielanie pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalnoprawnym w zakresie zadań realizowanych,
j) niezwłocznie informowanie podległych pracowników o wszelkich zmianach w przepisach prawa i aktach wewnątrzzakładowych dotyczących zadań zespołu i funkcjonowania Centrum,
k) kontrolowanie realizacji zadań zespołu.

§ 17

Do zadań Głównego Księgowego należy:
1. Sporządzanie, nadzorowanie, kontrolowanie i odpowiadanie za przygotowanie, realizację, zmiany i wykonanie planu finansowego Centrum,
2. Prowadzenie rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości, w tym ksiąg rachunkowych
3. Prowadzenie ewidencji obrotu pieniężnego, rachunków z odbiorcami i dostawcami,
4. Prowadzenie dokumentacji i ewidencji zakupu i zużycia, środków trwałych i rozliczania kosztów, prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
5. Sporządzanie w zakresie sprawozdawczości finansowej: bilansu wraz z załącznikami i innych obowiązujących sprawozdań (GUS, ZUS, US, itp.),
6. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z płacami pracowników Centrum i niezbędnej w tym zakresie dokumentacji,
7. Kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
8. Bieżąca windykacja należności finansowych i majątkowych,
9. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Dyrektora.

§ 18

Do wspólnych zadań zespołów należy:
1. Przestrzeganie prawa i aktów wewnątrzzakładowych,
2. Wzajemna współpraca, w tym w szczególności współdziałanie z głównym księgowym przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu planu finansowego Centrum oraz planowaniu wydatkowania środków na działalność Centrum,
3. Pogłębianie wiedzy i doskonalenie się w wykonywaniu zadań,
4. Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony i zabezpieczenia posiadanego mienia oraz informacji niejawnych,
5. Ochrona danych osobowych,
6. Udzielanie informacji o prawach i uprawnieniach oraz kompetentna i sprawna obsługa interesantów,
7. Przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz zakresie i bieżących informacji zakresie realizacji zadań,
8. Wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji,
- przechowywanie akt,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przekazywanie akt do archiwów, składnicy akt,
9. Stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
10. Usprawniania własnej organizacji, metod w zakresie form pracy,
11. Wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Dyrektora,
12. Sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz p.poż, przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie.

§ 19

Do zadań zespołu zarządzania nieruchomościami i obsługi technicznej należy:
1. Administrowanie nieruchomościami, w tym w szczególności:
a) wynajem, dzierżawa pomieszczeń
b) ustalanie opłat, czynszów za korzystanie z nieruchomości
c) eksploatacja nieruchomości, pomieszczeń, powierzchni w tym wynajmowanie sal konferencyjnych i innych powierzchni przeznaczonych do najmu
d) obsługa spotkań, konferencji, szkoleń, organizowanych przez Centrum i na zlecenie,
e) gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami, dekoracje, flagowanie i estetyka,
f) utrzymanie w należytej czystości budynków powierzonych Centrum a w szczególności: sal konferencyjnych, ciągów komunikacyjnych, toalet, biur, pomieszczeń gospodarczych,
g) usuwanie skutków jesieni, zimy oraz bieżąca pielęgnacja zieleni przed budynkami należącymi do Centrum,
h) przygotowywanie sal konferencyjnych, sal narad i pasażu na spotkania, konferencje, szkolenia, wystawy, itp.
i) bieżąca naprawa i konserwacja urządzeń, pomieszczeń, sprzętu należącego do Centrum,
2. Sprawowanie kontroli nad bezpieczeństwem budynków i prowadzenie zadań wynikających z przepisów przeciwpożarowych i prawa budowlanego,
3. Dostarczanie korespondencji (dokumentów), kolportaż materiałów promocyjnych dot. działalności Centrum mieszkańcom i instytucjom na terenie Miasta Lubań
4. Dozorowanie i obsługa systemów alarmowych napadowych przeciwpożarowych oraz dźwigu towarowo - osobowego,
5. Dokonywanie zakupów na potrzeby Centrum,
6. Oprowadzanie po Lubaniu i zabytkach Lubania zorganizowanych grup oraz osób indywidualnych.

§ 20

Do zadań zespołu informacji, promocji i szkoleń należy:
1. Koordynacja działań związanych z organizacją bezpłatnych i odpłatnych szkoleń, kursów i konferencji podnoszących kwalifikacje, kursów językowych, kursów komputerowych oraz zajęć warsztatowo – treningowych prowadzonych przez pracowników Centrum lub wykładowców zewnętrznych:
-przygotowywanie ofert szkoleniowych,
-przeprowadzanie naboru uczestników,
-zapewnienie wykładowców, trenerów,
- przygotowywanie umów w tym zakresie,
- przygotowywanie programów i harmonogramów szkoleń,
- przygotowywanie zaświadczeń i innych dokumentów związanych z organizacją szkoleń,
2. Prowadzenie działalności promocyjnej Miasta w kraju i za granicą, w tym promocja turystyczna i gospodarcza miasta oraz sprzedaż materiałów promujących miasto i okolice,
3. Sprawy związane z przygotowywaniem materiałów promujących miasto oraz ich dystrybucja,
4. Koordynowanie działań związanych z aktualizacją miejskich portali internetowych, strony internetowej Centrum,
5. Realizowanie zadań służby prasowej i informacyjnej Burmistrza,
6. Współpraca ze środkami masowego przekazu zarówno lokalnymi, regionalnymi i ogólnopolskim w zakresie prezentowania działalności Rady Miasta, Burmistrza i podległych jednostek organizacyjnych,
7. Organizowanie konferencji prasowych na zlecenie Burmistrza Miasta,
8. Przygotowywanie projektów odpowiedzi na krytykę zgodnie z prawem prasowym,
9. Prowadzenie Informacji Turystycznej,
10. Współprowadzenie Lubańskiego Centrum Historycznego,
11. Stała aktualizacja danych zawartych w Dolnośląskiej Sieci Informacji Turystycznej na stronie www.luban.pl z zakresu działalności Centrum,
12. Współpraca ze wszystkimi instytucjami działającymi na terenie miasta w zakresie pozyskiwania informacji,
13. Przygotowywanie danych do wydawnictw promujących miasto,
14. Obsługa stoiska Informacji Turystycznej podczas imprez,
15. Opracowywanie programów działalności systemu „it”,
16. Poradnictwo dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku,
17. Realizowanie zadań służby prasowej i informacyjnej Burmistrza Miasta Lubań,
18. Prowadzenie innych usług turystycznych,
19. Realizacja zadań wynikających z zapisów studium wykonalności i wniosku o dofinansowanie projektu pn. „Modernizacja budynku przy ul. Brackiej 12 wraz z adaptacją ciągu komunikacyjnego w Wieży Brackiej na potrzeby Lubańskiego Centrum Historycznego,
20. Nadzór nad organizacją imprez kulturalnych, sportowych, turystycznych i rekreacyjnych organizowanych i współorganizowanych przez Centrum,
21. Sporządzanie projektów sprawozdań z działalności Centrum dla Burmistrza,
22. Promocja Centrum w tym przygotowywanie informacji i materiałów o działalności Centrum dla lokalnych mediów (prasa, telewizja),
23. Prowadzenie spraw kadrowych i osobowych,
24. Prowadzenie spraw wynikających z prawa pracy, w tym w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
25. Gromadzenie i rozpowszechnianie informacji nt. pozyskiwania środków finansowych z funduszy i programów unijnych,
26. Oprowadzanie po Lubaniu i zabytkach Lubania zorganizowanych grup, turystów,
27. Koordynacja działań w zakresie ubiegania się o środki pomocowe na potrzeby Centrum.

Rozdział IV - Postanowienia końcowe

§ 21

Integralną częścią niniejszego regulaminu są załączniki:

Nr 1 - Schemat organizacyjny Centrum.
Nr 2 – Zasady podpisywania pism.

§ 22

Zmiany postanowień niniejszego regulaminu mogą być dokonane za zgodą i po zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta Lubań.

§ 23

Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.

§ 24

Traci moc zarządzenie Burmistrza Miasta Lubań nr 169/2011 z dnia 26 września 2011r.